Du finder menupunktet i menuen Medarbejder.
Her kan du indlæse medarbejderstamdata. Før indlæsningen kan finde sted, skal du have valgt Ferieordning og Bogføringsgruppe i menuen Virksomhed, Standardværdier.
Hvis medarbejderen findes i forvejen, opdateres den eksisterende, ellers oprettes en ny medarbejder.
Husk at kontrollere hvilken lønperiodetype de indlæste medarbejdere skal tilhøre, altså om det er 14-dags, måned bagud, etc.
Den indlæste fil skal være semikolon-separeret (ofte kaldet en CSV-fil og UTF-8 kodet). Hvis du åbner filen i Windows' Notepad, kan du i nederste højre hjørne se om der står UTF-8.
Filen skal indeholde følgende felter og må ikke indeholde overskrifter (header):
Medarb.nr.;Navn;Adresse;Adresse 2;Postnummer;By;Landekode;E-mail;Privat telefon;Mobiltelefon;CPR-nummer;Ansættelsesdato;Stillingsbetegnelse;Bankkonto;Bogføringsgruppe;Aktiv
I det nedenstående er felter markeret med * (stjerne) obligatoriske.
- *Medarb.nr. Kan højst være 10 tegn
- *Navn: Medarbejderens fulde navn - både for- og efternavn.
- (*)Adresse: Kan undlades hvis nedenstående Adresse 2 er udfyldt.
- (*)Adresse 2: Kan undlades hvis ovenstående Adresse er udfyldt. Hvis ovenstående ikke er udfyldt, indsættes værdien fra dette felt i ovenstående.
- *Postnummer.
- (*)By: Skal kun udfyldes hvis landekoden er anden end DK.
- (*)Landekode: DK er standard landekode. Hvis postnummer ikke er dansk, skal landekoden på to tegn være udfyldt. Se hvilke landekoder du kan anvende her)
- E-mail: E-mailadressen må højst være 95 tegn lang.
- Privat telefon: Kan højst være 15 tegn lang.
- Mobiltelefon: Kan højst være 15 tegn lang.
- *CPR-nummer: Skal angives på formen ddmmååxxxx eller ddmmåå-xxxx.
- *Ansættelsesdato: Skal være på formatet dd.mm.åååå, dd-mm-åååå eller dd/mm/åå.
- Stillingsbetegnelse: Kan højst være 50 tegn lang.
- Bankkonto: Skal være på formen xxxx-yyyy hvor xxxx er registreringsnummeret (altid 4 tal) og yyyy er kontonummeret (maks. 10 tal).
- Bogføringsgruppe: Som standard vælges bogføringsgruppen som er angivet under Virksomhed, Standardværdier, men ved at angive en af bogføringsgrupperne som eksisterer under Virksomhed, Bogføringsgrupper, kan standardvalget overskrives.
- Aktiv: Hvis dette felt udfyldes med bogstavet x/X, sættes medarbejderen aktiv. Alle andre tegn medfører at medarbejderen er inaktiv. Hvis feltet undlades, sættes medarbejder aktiv hvis der er tale om nyoprettelse - ved opdatering af en eksisterende medarbejder bibeholdes eksisterende status.
Her er et eksempel på en datalinje der kan indlæses:
10;Anne Andersen;Algade 123;;5000;;;anne.and@xyzmail.dk;;25344959;0101971000;01.01.2023;;1234-987654321;;x