Du finder knappen Slet medarbejder i menuen Medarbejder,Generelt.
Klik på knappen Slet medarbejder for at arkivere eller slette den valgte medarbejder.
En medarbejder arkiveres hvis vi er forbipasseret den 15. januar og denne ikke har været lønafregnet i indeværende år.
Eksempel: Medarbejder har fået sin sidste lønseddel i oktober 2023 og kan arkiveres d. 15. januar 2024.
Medarbejderens stamdata vil blive flyttet til gruppen Arkiverede, som du finder i rullelisten under Medarbejder og Lønberegning.
Arkiverede medarbejdere vil ikke indgå på udskrifterne under Virksomhed, såsom Medarbejderoversigt, Kontaktliste, Anciennitetsliste m.v.
En medarbejder kan kun slettes helt, hvis denne ikke er blevet lønafregnet overhovedet eller når der er gået mere end løbende år + 5 år siden denne blev lønafregnet sidst.
Eksempel: Medarbejder har fået sin sidste lønseddel i oktober 2023 og kan slettes helt d. 01. januar 2029.
Dette er indført i systemet for at imødekomme Bogføringsloven, som siger at en virksomhed skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører.
Ved arkivering vil du have mulighed for at schedulere sletning ved at sætte en markering i Slet denne medarbejder automatisk når vedkommende kun indgår i afregninger ældre end 5 år, der medfører at systemet sletter medarbejderen helt, når der er gået mere end løbende år + 5 år siden medarbejderen blev lønafregnet sidst.
Denne skedulering kan du også sætte markering i på de allerede arkiverede medarbejdere.
Du vil typisk ønske at arkivere eller slette en medarbejder i følgende situationer:
For medarbejdere der ikke længere skal lønbehandles, så husk at Afmeld medarbejder overfor eIndkomst inden medarbejderen bliver arkiveret.