FAQ - Medarbejdere

Opret ny medarbejder

Når du ansætter en ny medarbejder, anbefaler vi at du opretter medarbejderen i Danløn med det samme. Derved sikrer du dig, at tilmelding til eIndkomst sker hurtigst muligt og at du kan nå at modtage medarbejderens skattekort inden første løn. Tilmelding til eIndkomst sker helt automatisk når du har oprettet medarbejderen, og normalt modtages skattekort indenfor et par timer efter oprettelse.

Har du Danløn HR så kan du oprette ny medarbejderprofil på baggrund af data der hentes fra den underskrevne ansættelseskontrakt i HR, eller du kan oprette ansættelseskontrakten i HR på baggrund af eksisterende data, der hentes fra medarbejderens profil, hvis denne er oprettet i forvejen.
Opretter du kontrakten i HR vil du få vist en informationsbjælke øverst på siden med Ny medarbejderkontrakt er modtaget, og så kan du oprette den nye profil baseret på data fra kontrakten.

Opretter du medarbejderprofilen i Danløn så kan du klikke på knappen Ny kontrakt i menuen Medarbejder, Generelt og hente data med over til ny kontrakt i HR.

For at oprette en ny medarbejder i Danløn, gør du følgende:

  1. Klik på Ny medarbejder-knappem i menuen Medarbejder, Generelt.
  2. Har du oprettet flere skabeloner i menuen Virksomhed, Standardværdier, så vælg den skabelon du vil bruge for din nye medarbejder, og klik på Fortsæt.
  3. Har du Danløn HR, opretter du først kontrakten og efter underskrift klikker du på Opret ny medarbejder i banneret Ny medarbejderkontrakt er modtaget.
  4. Udfyld CPR-nummer - Danløn henter nu navn og adresse fra CPR-registeret.
  5. I afsnittet Kontooplysninger er NemKonto valgt. Andre kontooplysninger kan vælges hvis medarbejderen ønsker det.
  6. Udfyld Normtimer og Grundløn for fastlønnet medarbejder, eller udfyld i stedet Timeløn 1 for timelønnet.
  7. Klik på felttekster i afsnittet Lønoplysninger og læs om din medarbejder afviger fra standardopsætningen.
  8. Udfyld Ansættelsesdato, og evt. også Stillingsbetegnelse. Medarbejder nr. tildeles automatisk, men kan overskrives hvis ønsket.
  9. Vælg Ferieordning og eventuelt Feriefridage pr. år, samt måned for tildeling.
  10. Ret skattekorttype, hvis medarbejder ønsker brug af bikort/frikort i stedet for hovedkort.
  11. Har medarbejder pensionsordning, så brug Almindelig pension for medarbejder uden overenskomst, eller Arbejdsmarkedspension for medarbejder med overenskomst.
    Vælg Pensionsinstitut og indtast %-satser og/eller faste beløb.
  12. Klik på Gem, og din medarbejder er nu oprettet.

Husk at du altid kan klikke på feltteksterne for forklaring til de enkelte felter.

Ansættelse af medarbejder i fleksjob

En fleksjobber ansættes på samme vilkår som alle andre medarbejdere. Du skal altså ikke bruge mere tid på administration, end du skal for dine øvrige medarbejdere.

Du skal i Danløn oprette medarbejderen under den lønperiode, der er aftalt med pågældende i kontrakten - Måned bagud eller 14-dags.

Ved oprettelse af medarbejder vælges at rekvirere bikort, da kommunen typisk anvender hovedkortet.

I ATP-ordning vælges Almindelig (A), sådan at ATP-bidrag beregnes på baggrund af løntimer i perioden efter gældende regler og satser.

Under Barselsordning vælger du Barsel.dk - fuldt medlem, med mindre virksomheden er medlem af en arbejdsgiverforening eks. DA eller DI, som har egen barselsordning der i stedet skal indbetales til. Bidraget beregnes ud fra løntimer, og opkræves hvert kvartal.

Ved Indkomsttype vælges A-indkomstmodtager/lønansat (kode 00), og der skal være markering i feltet AM-bidragspligtig, så der beregnes de lovpligtige 8% AM-bidrag af lønnen.

Ferieordning angives med Løbende (feriekasse) for timelønnede eller Ferie med løn for fleksjobbere ansat med fast løn under ferie. Ofte følger man blot den ordning, de øvrige ansatte med samme jobtype i virksomheden har.
Feriepengemodtager vælges i begge tilfælde med den relevante feriekasse, typisk FerieKonto.
Feriepenge % udgør 12,5, og for ansatte med ferie med løn angives ligeledes et ferietillæg på 1% og st. bededagskompensation på 0,45%.
Optjening af feriedage pr. år for timelønnede skal beregnes ud fra de aftalte timer pr. måned eller uge.

Hvis virksomheden ikke er tilsluttet en overenskomst, og heller ikke har valgt at følge en overenskomst, skal der hverken opsættes SH eller fritvalg.
Er virksomheden tilmeldt en overenskomst, kan du deri se procentsats og udbetalingsregler for SH og fritvalg.

Kontakt evt. dit lokale jobcenter, da de altid skal inddrages, før der kan etableres et fleksjob. Her kan du typisk også få hjælp til administration og papirarbejde omkring fleksjobbet.

Vis mere

Tilbagefør løn

Har du godkendt en lønseddel, som viser sig at være fejlbehæftet, og som du har brug for at korrigere?

Hvis det drejer sig om en lønseddel (eller flere) fra den sidst afsluttede lønkørsel, så vælg Løn, Lønafregning, Tidligere lønafregninger og klik på knappen Tilbagefør lønafregning.

Hvis du allerede har brugt ovenstående mulighed, eller hvis det drejer sig om en lønseddel der ligger længere tilbage, så bør du følge en af disse vejledninger afhængigt om der er tale om en fastlønnet medarbejder (funktionær) eller en timelønnet.
Følg derfor enten:
Tilbagefør en medarbejders løn (funktionær)
eller:
Tilbagefør en medarbejders løn (timelønnet)

Slet medarbejder

Du finder knappen Slet medarbejder i menuen Medarbejder,Generelt.

Klik på knappen Slet medarbejder for at arkivere eller slette den valgte medarbejder.

En medarbejder arkiveres hvis vi er forbipasseret den 15. januar og denne ikke har været lønafregnet i indeværende år.
Eksempel: Medarbejder har fået sin sidste lønseddel i oktober 2023 og kan arkiveres d. 15. januar 2024.
Medarbejderens stamdata vil blive flyttet til gruppen Arkiverede, som du finder i rullelisten under Medarbejder og Lønberegning.
Arkiverede medarbejdere vil ikke indgå på udskrifterne under Virksomhed, såsom Medarbejderoversigt, Kontaktliste, Anciennitetsliste m.v.

En medarbejder kan kun slettes helt, hvis denne ikke er blevet lønafregnet overhovedet eller når der er gået mere end løbende år + 5 år siden denne blev lønafregnet sidst.
Eksempel: Medarbejder har fået sin sidste lønseddel i oktober 2023 og kan slettes helt d. 01. januar 2029.
Dette er indført i systemet for at imødekomme Bogføringsloven, som siger at en virksomhed skal opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører.

Ved arkivering vil du have mulighed for at schedulere sletning ved at sætte en markering i Slet denne medarbejder automatisk når vedkommende kun indgår i afregninger ældre end 5 år, der medfører at systemet sletter medarbejderen helt, når der er gået mere end løbende år + 5 år siden medarbejderen blev lønafregnet sidst.
Denne skedulering kan du også sætte markering i på de allerede arkiverede medarbejdere.

Du vil typisk ønske at arkivere eller slette en medarbejder i følgende situationer:

  1. Medarbejderen er blevet oprettet ved en fejl, og skal derfor slettes.
  2. Tidligere medarbejdere som du ikke ønsker vist længere.
  3. Imødekomme GDPR-retningslinjer.

For medarbejdere der ikke længere skal lønbehandles, så husk at Afmeld medarbejder overfor eIndkomst inden medarbejderen bliver arkiveret.

Vis mere

Genansættelse

Når du genansætter en medarbejder, er det en naturlig tanke, at anvende de tidligere indtastede stamoplysninger.

Men både af sikkerhedsmæssige - og administrative grunde, er Danløn udformet således, at du skal oprette medarbejderen med et nyt stamkort for hver ny ansættelsesperiode.
Det samme gælder hvis f.eks. en medarbejder først er ansat som timelønnet men senere får en ansættelseskontrakt som funktionær.

Når du opretter en tidligere medarbejder igen, kan du vælge at tildele vedkommende det samme Medarb.nr. som ved den tidligere ansættelse. Dette vil du f.eks. gøre hvis medarbejderen er timelønnet med ferieordning Løbende (feriekasse) og overgår fra 14-dags løn til Måned bagud.

Vis mere

Tilmeld medarbejder til eIndkomst

For at du kan modtage medarbejderens eSkattekort fra eIndkomst, skal medarbejderen tilmeldes eIndkomst.

Tilmeldingen sker automatisk i Danløn i kort tid efter du har oprettet medarbejderen.
Herefter modtager du medarbejderens eSkattekort, og du er nu klar til at afregne løn til medarbejderen. Danløn sender tilmelding til eIndkomst dagligt hver hele time mellem kl. 07:00 og kl. 17:00. Svar fra eIndkomst kan forventes i løbet af de følgende 2 timer efter at tilmeldigen er sendt. Det hænder, især sidst på måneden, at der er forlængede svartider fra eIndkomst, hvorfor eSkattekortet ikke kommer som forventet. Vi anbefaler derfor, at man opretter nye medarbejdere i så god tid som muligt, og senest et døgn før, der skal afregnes løn.

Når du opretter medarbejderen i Danløn vil eIndkomst status i menuen Medarbejder, Generelt være Ikke tilmeldt eIndkomst. Når Danløn har sendt tilmeldingen til eIndkomst vil eIndkomst status være Tilmelding sendt. Når Danløn modtager svar fra eIndkomst vil eIndkomst status være Tilmeldt. Hvis eIndkomst melder en fejl i forbindelse med tilmeldingen vil det fremgå i menuen Virksomhed, Skattekortoversigt.

Vis mere

Afmeld medarbejder overfor eIndkomst

Du bør afmelde medarbejdere overfor eIndkomst hvis du er 100% sikker på at de ikke længere skal have løn i din virksomhed. Ellers vil du fortsat modtage medarbejderens eSkattekort sålænge medarbejderen ikke har indtægt andetsteds fra. Hvis hvis der er kørt løn på medarbejderen med en fratrædelsesdato, er det dog ikke nødvendigt at afmelde medarbejderen.

Sådan afmelder du en medarbejder:
Du skal have kørt den sidste løn til medarbejderen, inkl. f.eks. eventuelle bonusbetalinger, før du afmelder vedkommende.

Du skal desuden, angive en Fratrædelsesdato på medarbejderen. Fratrædelsesdatoen behøver ikke være lønkørt, den skal blot være angivet. Hvis du afmelder en medarbejder uden at angive en fratrædelsesdato, sker der ikke nogen afmelding, men du modtager blot medarbejderens bikort.

I menuen Medarbejder, Skattekort ud for Ønske om ændring vælger du Afmelding og trykker på Gem-knappen. eIndkomst-status ændrer sig nu til Bliver afmeldt. Danløn vil i løbet af det kommende døgn, sende afmeldingen til eIndkomst, hvorefter status ændres til Afmelding sendt. Når eIndkomst har registreret afmeldingen vil status til sidst ændre sig til Afmeldt.

Du kan afmelde en medarbejder når som helst, blot du oplyser en fratrædelsesdato. Har du eventuelt glemt at afmelde en medarbejder, der er fratrådt tidligere på året, kan du altså sagtens gøre det nu.

Hvis du ved fejl får afmeldt en medarbejder, kan du gentilmelde ved at vælge Tilmeld til eIndkomst igen i menuen Medarbejder, Skattekort ud for feltet Ønske om ændring.

Se evt. også: Om skattekort

Vis mere

Når en medarbejder ansættes midt i en lønperiode

Hvis en fastlønnet medarbejder ansættes midt i en lønperiode, så skal løn tilrettes for at svare til den faktiske arbejdstid i den første lønperiode.

Eksempel:
En medarbejder ansættes 15. juni på fuld tid, 160,33 timer, til en fast løn på kr. 30.000,00. Lønperioden der skal afregnes er 1. til 30. juni.
Vælg menuen Løn, Lønberegning og tilret felterne i følgende menupunkter:

  • Grundløn m.m., feltet Normtimer: Her angiver du den fulde normale arbejdstid: 160,33.
  • Grundløn m.m., feltet Grundløn: Den fulde normale faste løn: 30.000,00.
  • Nu skal timer og løn tilrettes for den første lønperiode, som i dette eksempel er halvdelen af en normal fremtidig lønperiode.
  • I menupunktet Rettelser, feltet ATP (enheder), dvs. timer, indtaster du: -80,00 - bemærk minustegnet.
  • I feltet Reduktion af grundløn på samme side indtaster du: 15.000,00 - bemærk at her indtastes der ikke et minustegn foran, da feltet i sig selv er negativt.

På denne medarbejders lønseddel vil lønperioden være vist som 15. juni til 30. juni.

Der er ingen officiel måde at beregne reduktionen på. Man kan gå ud fra en beregnet timeløn, dagsløn, tage hensyn til weekender og lignende. Eller det kan være præcist aftalt med medarbejderen i ansættelsesaftalen. Ovenstående er blot et eksempel.

Vis mere

Lønperioder for forskellige medarbejdergrupper

Hvis du skal afregne løn for medarbejdergrupper der har forskudte lønperioder i forhold til hinanden, så er det nemmest at holde dem adskilt ved at oprette en ny virksomhed.

Lad os f.eks. antage at funktionærerne i virksomheden har en lønperiode der går fra den 1. i måneden til den sidste dag i måneden, mens de timelønnedes lønperiode går fra den 15. til den 14. i måneden efter.
I denne situation er det som sagt nemmest hvis du opretter en ny virksomhed (se Opret ny virksomhed) med samme CVR-nummer og placerer alle timelønnede medarbejdere der. Funktionærerne kan du så beholde i den oprindelige virksomhed.
På denne måde undgår du at skulle redigere lønperioder hele tiden under Lønafregning og skulle markere/afmarkere medarbejdere der tilhører den ene eller anden medarbejdergruppe.

Se evt. også: Lønperiodetyper

Vis mere

Ændring af lønperiodetype på medarbejderen

Hvis medarbejderen går fra at være eksempelvis 14-dagslønnet til månedslønnet, er der typisk tale om et ændret ansættelsesforhold.
Du skal derfor fratræde medarbejderen som 14-dagslønnet og oprette på ny som månedslønnet.
Se evt. mere i de emner der vises når du søger på ordet fratrædelse i hjælpen.

Forkert kontonummer for medarbejder

Spørgsmål:
Der er kørt løn til en medarbejder, men bankkontonummeret er forkert. Hvad skal jeg gøre?

Svar:
Medarbejderen har ikke fået sin løn, og du skal derfor udbetale nettolønnen til medarbejderen via virksomhedens netbank.
Du skal i menuen Medarbejder, Generelt rette bankkontoen, eller vælge NemKonto (hvis du har fået medarbejderens accept), således at der kan overføres nettoløn korrekt næste gang, der køres løn.

Der kan dernæst være sket et af følgende:

  1. Bankkontoen findes ikke, og beløbet er derfor ikke trukket på virksomhedens konto. I enkelte tilfælde vil det stå som trukket på virksomhedens bankkonto, for efter et par dage, at blive ført tilbage igen. Der vil ikke ske mere. Dette vil muligvis fremgå af kvitteringen fra Overførselsservice, som du kan se i menuen Løn, Betalinger, Overførselskvitteringer.
  2. Bankkontoen findes, det vil sige beløbet er overført til en anden person. Du skal i dette tilfælde kontakte din bank, som kan hjælpe dig med hvad der videre skal gøres.

At en medarbejders kontonummer ikke er korrekt har ingen indflydelse på korrekt og rettidig overførsel af pågældende medarbejders øvrige overførsler (A-skat, AM-bidrag, pension, indberetning til eIndkomst m.m.).

Vis mere

Tilbagefør en medarbejders løn (funktionær)

Har du godkendt en lønseddel, som viser sig at være fejlbehæftet, og som du har brug for at korrigere?
Hvis det drejer sig om en lønseddel i den seneste lønkørsel, så vælg Løn, Lønafregning, Tidligere lønafregninger og klik på knappen Tilbagefør lønafregning. Eller vælg Tilbagefør i menuen Medarbejder, Lønsedler. Hvis du ønsker at tilbageføre lønsedler manuelt, så følg vejledningen på denne side.

For at tilbageføre lønnen for enkelte medarbejdere, kræves det at kun disse medarbejderprofiler er aktive og alle andre medarbejderprofiler er inaktive.

I menuen Medarbejder, Aktive/Inaktive kan du markere kun ønskede medarbejdere og vælge Aktiver de valgte til en ekstra lønafregning (rettelser) samt klikke Udfør - Dette medfører at du gør klar til at bogføre en ekstra lønafregning for valgte medarbejdere for seneste godkendte lønperiode.
Når ekstra-lønafregningen er blevet godkendt, vil alle medarbejderprofiler som stod aktive inden lønafregningen automatisk stå aktive igen, og lønperioden stå klar til kommende lønperiode.

Eksempel på løn der skal tilbageføres:
  • Normtimer: 160,00
  • Grundløn: 26.000,00
  • Fri telefon/internet: 266,66
  • ATP af løn: 99,00
  • Pension, eget bidrag: 1.305,85 (5%)
  • Pension, firmabidrag: 2.611,70 (10%)
  • AM-bidrag: 1.989,00
  • A-skat: 12.580,00

Følgende skal tastes i menuen Løn, Lønberegning ved tilbageførsel:

  • Grundløn m.m., Normtimer: -160,00
  • Grundløn m.m., Grundløn: -26.000,00
  • Personalegoder, Fri telefon/internet: -266,66
  • Rettelser, ATP (beløb): -99,00
  • Pensionen rettes automatisk, så længe procentsatser ikke er blevet ændret
  • AM-bidraget bliver automatisk udregnet i forhold til AM-indkomsten
  • Rettelser, A-skat: -12.580,00

Personalegoder, faste tillæg og periodiske tillæg tilbageføres ved at indsætte det bogførte beløb med et minustegn foran, i samme rubrik som ved den første bogføring.
Herved får du en lønseddel, som, når den er bogført, har tilbageført saldi.

Danløn kan ikke gå ind på medarbejderens bankkonto og trække nettolønnen og pensionen tilbage. Derfor må du selv kontakte Overførselsservice og få stoppet den oprindelige overførsel.

BEMÆRK: Når du tilbagefører en lønseddel skal du - om muligt - anvende samme samme lønperiode, og dispositionsdato som den oprindelige lønseddel. Er det ikke muligt, må du anvende seneste lønperiode og du skal da være opmærksom på, at indberetning til eIndkomst vil blive afvist. Den afviste indberetning skal du manuelt indberette på eIndkomst.

Som følge af ovenstående tilrådes det at du nøje gennemgår alle de automatiske betalingsoverførsler Danløn har fortaget, og selv sørger for eventuelle tilbagebetalinger. Kontroller Løn, Betalinger, Overførselskvitteringer.

Vis mere

Tilbagefør en medarbejders løn (timelønnet)

Har du godkendt en lønseddel, som viser sig at være fejlbehæftet, og som du har brug for at korrigere?
Hvis det drejer sig om en lønseddel i den seneste lønkørsel, så vælg Løn, Lønafregning, Tidligere lønafregninger og klik på knappen Tilbagefør lønafregning. Eller vælg Tilbagefør i menuen Medarbejder, Lønsedler. Hvis du ønsker at tilbageføre lønsedler manuelt, så følg vejledningen på denne side.

For at tilbageføre lønnen for enkelte medarbejdere, kræves det at kun disse medarbejderprofiler er aktive og alle andre medarbejderprofiler er inaktive.

I menuen Medarbejder, Aktive/Inaktive kan du markere kun ønskede medarbejdere og vælge Aktiver de valgte til en ekstra lønafregning (rettelser) samt klikke Udfør - Dette medfører at du gør klar til at bogføre en ekstra lønafregning for valgte medarbejdere for seneste godkendte lønperiode.
Når ekstra-lønafregningen er blevet godkendt, vil alle medarbejderprofiler som stod aktive inden lønafregningen automatisk stå aktive igen, og lønperioden stå klar til kommende lønperiode.

Eksempel på løn der skal tilbageføres for medarbejder med løbende ferieordning:
  • Timeløn: 74,00 timer à 160,00: 11.840,00
  • ATP af løn: 52,20
  • Pension, eget bidrag: 473,60 (4%)
  • Pension, firmabidrag: 947,20 (8%)
  • AM-bidrag: 905,00
  • A-skat: 3.336,00

Hertil kommer feriepenge:

  • Feriepenge brutto: 1.480,00
  • AM-bidrag: 118,00
  • A-skat: 599,00
  • Feriepenge netto: 763,00

Følgende skal tastes under Lønberegning ved tilbageførsel:

  • Timeløn: -74,00 timer à 160,00: 11.840,00
  • Rettelser, ATP (beløb): -99,00
  • Pensionen rettes automatisk, så længe procentsatser ikke er blevet ændret
  • AM-bidraget bliver automatisk udregnet i forhold til AM-indkomsten
  • Rettelser, A-skat: -3.336,00
  • Rettelser, Ret A-skat af feriepenge: -599,00

Personalegoder, faste tillæg og periodiske tillæg tilbageføres ved at indsætte det bogførte beløb med et minustegn foran, i samme rubrik som ved den første bogføring.
Herved får du en lønseddel, som, når den er bogført, har tilbageført saldi.

Danløn kan ikke gå ind på medarbejderens bankkonto og trække nettolønnen og pensionen tilbage. Derfor må du selv kontakte Overførselsservice og få stoppet den oprindelige overførsel.

BEMÆRK: Når du tilbagefører en lønseddel skal du - om muligt - anvende samme samme lønperiode, og dispositionsdato som den oprindelige lønseddel. Er det ikke muligt, må du anvende seneste lønperiode og du skal da være opmærksom på, at indberetning til eIndkomst vil blive afvist. Den afviste indberetning skal du manuelt indberette på eIndkomst.

Som følge af ovenstående tilrådes det at du nøje gennemgår alle de automatiske betalingsoverførsler Danløn har fortaget, og selv sørger for eventuelle tilbagebetalinger. Kontroller Løn, Betalinger, Overførselskvitteringer.

Vis mere

CPR-nummer findes ikke i CPR-registret

Hvis du har oprettet en medarbejder med et CPR-nummer som ikke findes i CPR-registeret, må du indsætte en fratrædelsesdato på medarbejderen med det forkerte CPR-nummer og standse fremtidige lønafregninger ved at fjerne markeringen ud for feltet Aktiv under Medarbejder, menupunkt Generelt.

Opret dernæst medarbejderen igen med det rigtige CPR-nummer og kør lønnen videre på den nye medarbejder uden at indsætte indkomst startsaldi.

For medarbejdere med ferieordning Løbende (eget) eller Ferie med løn er det relevant at indtaste feriesaldi under Medarbejder, Saldo ferie og SH inden den første lønafregning med det korrekte CPR-nummer. Specielt er det vigtigt, at indtaste indeværende års optjente feriedage.
Hvis man ikke indtaster de øvrige feriesaldooplysninger inden den første lønafregning, vil det efterfølgende kunne gøres i menuen Løn, Lønberegning, Rettelser i kolonnerne for de respektive optjeningsår.

Danløn har indberettet til eIndkomst for medarbejderen under det forkerte CPR-nummer. Men dette vil eIndkomst have afvist pga. fejlen i CPR-nummeret. Dette kan du se i menuen Virksomhed, Skattekortoversigt. Du må derfor selv sørge for at få indberettet tidligere afregningers oplysninger til eIndkomst på det rigtige CPR-nummer. Dette gøres på SKATs hjemmeside.

Kontakt evt. andre myndigheder, f.eks. pensionskasser og FerieKonto, hvis der er indberettet på forkert CPR-nummer til dem.

Vis mere

CPR-nummer tilhører en anden person

Hvis du har oprettet en medarbejder med et CPR-nummer som tilhører en anden person, skal du tilbageføre al løn på det forkerte CPR-nummer så alle saldi på vedkommende går i nul.

Du kan tilbageføre lønnen som beskrevet i enten Tilbagefør en medarbejders løn (funktionær) og/eller Tilbagefør en medarbejders løn (timelønnet).
Hvis der er tale om flere måneders forkerte lønsedler, så skal du tilbageføre det hele i seneste lønperiode. Dette vil medføre at eIndkomst afviser indberetningen fordi periodens indberetning bliver negativ. Efter at rettelsen er kørt i Danløn og du har modtaget kvittering fra eIndkomst på indberetningen skal du under alle omstændigheder logge på eIndkomst og sikre at alle saldi på det forkerte CPR-nummer går i nul.
Til sidst skal du indsætte en fratrædelsesdato på medarbejderen med det forkerte CPR-nummer og standse fremtidige lønafregninger ved at fjerne markeringen ud for feltet Aktiv under Medarbejder og menupunktet Generelt.

Opret dernæst medarbejderen igen med det rigtige CPR-nummer og fremfør lønsedlen/lønsedlerne igen, så manglende løn bliver indberettet på korrekte CPR-nummer. Du skal selvfølgelig huske at slå automatiske betalinger fra under Virksomhed, Overførselsservice, så løn m.v. ikke indbetales igen. Se evt. Kør løn for samme lønperiode flere gange for yderligere information.

Kontakt evt. andre myndigheder, f.eks. pensionskasser og FerieKonto, hvis der er indberettet på forkert CPR-nummer til dem.

Vis mere

Medarbejder - Fravær

HVAD ER DET?
Når du opretter en ny fraværsregistrering under HR og Fravær skal du vælge, hvilken medarbejder fraværet vedrører.

SÅDAN GØR DU

  1. I rullefeltet Medarbejder ser du alle medarbejdere, som du kan registrere nyt fravær på.
    Vælg ønsket medarbejder og fortsæt til trin 2.
    OBS: Du kan vælge medarbejdere uanset, hvilken lønperiode de tilhører og uanset om de er markeret aktive eller ej.
    Vær opmærksom på, at du ikke kan oprette nye fraværsregistreringer på medarbejdere, der er arkiverede eller fratrådte.
  2. Vælg Årsag for fravær og tidsperiode under Start og Slutdato. Afslut ved klik på Gem eller Gem og opret ny, hvis du vil oprette flere fraværsregistreringer med det samme.

LÆS MERE
Få flere oplysninger om Danløn HR her: Danløn HR

Medarbejder oprettet på forkert CPR-nummer

Når der først er kørt løn på en person, kan CPR-nummeret ikke rettes, heller ikke af Danløn.
Læs nedenstående vejledninger for at se, hvad du kan gøre i de forskellige situationer:
CPR-nummer findes ikke i CPR-registret.
CPR-nummer tilhører en anden person.

Kan fratrådte medarbejdere slettes?

En medarbejder kan kun slettes helt i Danløn, hvis denne ikke er blevet lønafregnet overhovedet eller når der er gået mere end løbende år + 5 år siden denne blev lønafregnet sidst.
Hvis du forsøger at slette en medarbejder hvor der er afregnet løn indenfor de seneste 5 år, vil medarbejderen blive arkiveret i stedet. Du kan så vælge at vedkommende automatisk skal slettes når de 5 år er gået.

Bemærk at hvis du har Danløn HR, så betaler du for medarbejdere som ikke er slettet eller arkiveret.

Personnavn

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Generelt.

Medarbejderens navn, skrevet sådan som det ønskes udskrevet på lønsedlen.
Normalt vil dette betyde at der først skrives fornavn(e) efterfulgt af efternavn.
Feltet skal udfyldes og kan maksimalt indeholde 50 tegn.

BEMÆRK: Hvis medarbejderen har en udenlandsk adresse, må vedkommendes navn ikke indeholde følgende tegn, da det vil medføre at medarbejderens lønindberetning bliver afvist af eIndkomst:

' (apostrof)
< (mindre end)
> (større end)
& (og-tegn)
" (anførselstegn)
; (semikolon)

Bidragsfri A-indkomst (Saldo indkomst)

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Saldo indkomst.

Begynder du at anvende Danløn midt i kalenderåret, kan du indlæse saldo fra et tidligere lønsystem her. Saldoen vil fremgå af medarbejderens lønseddel under Saldi, men startsaldoen indberettes ikke til eIndkomst e.l.

Postnummer (Medarbejder)

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Generelt.

Postnummer der skrives på lønseddel m.m. For danske postnumre indtastes det 4-cifrede nummer. Bynavnet vil blive slået op i en postnummertabel og vist ved siden af feltet. Postnummeret skal oplyses.
Skal der anvendes et postnummer i udlandet, vælges landet i feltet Land og herefter indtastes postnummeret, efterfulgt af bynavn i feltet til højre for postnummerfeltet.

Er medarbejderen bosiddende i et land der ikke har postnumre, kan der skrives UKENDT i postnummerfeltet.

Engangsindkomst

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Saldo indkomst.

Begynder du at anvende Danløn midt i kalenderåret, kan du indtaste en saldo fra et tidligere lønsystem her. Feltet indeholder saldi for Jubilæumsgratiale og Fratrædelsesgodtgørelse.

Trækprocent

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Skattekort, men kun hvis medarbejderens indkomsttype er §48E (forskerordningen) (kode 08).

Her angiver du den aktuelle trækprocent som er relevant for medarbejderen der arbejder under forskerordningen.

Se evt. også:
Om skattekort.
Forskerskatteordningen.

Månedsfradrag

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Skattekort.

Dette felt vises kun hvis medarbejderens indkomsttype er valgt til §48E (forskerordningen) (kode 08).

Danløn omregner automatisk til det rette fradrag, afhængig af lønperioden.
Et 14-dagsfradrag er = månedsfradraget*12/26
Et ugefradrag er = månedsfradraget*12/52
Et dagsfradrag er = månedsfradraget*12/365

§48E (forskerordningen) (kode 08)

Forskere og højtlønnede medarbejdere rekrutteret fra udlandet kan under visse omstændigheder være omfattet af en særlig skatteordning i Danmark, kendt som Forskerskatteordningen eller blot forskerordningen.

Det kræver dokumentation fra SKAT for at måtte afregne en medarbejder med beskatning under forskerordningen. I nogle tilfælde vil medarbejderen også være fritaget fra AM-bidraget (8%), hvilket vil fremgå af dokumentationen fra SKAT.

Hvis en medarbejder skal ansættes under forskerordningen, gør du følgende:

  1. Vælg §48E (forskerordningen) (kode 08) i feltet Indkomsttype i menuen Medarbejder, Generelt og afsnittet eIndkomst.
  2. Fasthold eller fjern markeringen i AM-bidragspligtig og klik på Gem-knappen.
  3. Vælg menuen Medarbejder og menupunkt Skattekort, fjern markering i feltet Anvend eSkattekort og klik Gem.
  4. Ret Trækprocent jf. dokumentationen fra SKAT og nulstil evt. andre beløb og afslut med klik på Gem.

Se evt. også: Skatteordning for udenlandske forskere

Frikort brugt

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Skattekort.

Dette felt vises kun hvis medarbejderens indkomsttype er §48E (forskerordningen) (kode 08) - ikke at forveksle med overskriften Frikort brugt for alm. medarbejdere med frikort.

Renter af firmalån

Du finder feltet i menuen Løn, Lønberegning, Saldofradrag.

Danløn foretager ingen indberetning til SKAT af renteudgiften. Vær opmærksom på, at hvis arbejdsgiveren tilbyder en rente, som er lavere end markedsrenten, er medarbejderen skattepligtig af rentebesparelsen. Danløn fortager sig intet i den sammenhæng.

Tastes i vindue

Saldofrafrag

Mulige værdier

Udregnes af Danløn

Indgår i AM-indkomst

Nej

Indgår i bidragsfri

Nej

Indgår i ferieberettiget løn

Nej

Indgår i ATP-grundlag

Nej

Udbetales/trækkes

Trækkes

Værdi efter afregning

Uændret

Oplyses til eIndkomst

Nej

Aktiv

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Generelt.

Når en medarbejder er markeret som aktiv, medtages vedkommende i en lønafregning og der genereres en lønseddel.

Det anbefales at du fjerner markeringen, når medarbejderen er fratrådt og har fået sin sidste lønseddel. En fratrådt medarbejder godt kan lønafregnes efterfølgende, f.eks. hvis der efter fratrædelsen skal afregnes bonus. I så fald skal medarbejderen markeres som aktiv, for så efter lønafregning at få fjernet aktiv markeringen.

BEMÆRK: En medarbejder, der har ferieordning Ferie med løn, skal være markeret som aktiv i vedkommendes sidste lønperiode (Fratrædelsesdato skal være indtastet), hvorpå ferien afregnes. I modsat fald vil feriepengene IKKE blive afregnet.

Se evt. også Hvem skal have en lønseddel?

Stillingsbetegnelse

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Generelt.

Medarbejderens stillingsbetegnelse, eller titel, kan maksimalt være på 50 tegn. Det er valgtfrit at udfylde feltet og det kommer ikke med på lønsedlen.

G-dage (Saldo indkomst)

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Saldo indkomst.

Begynder du at anvende Danløn midt i kalenderåret, kan du her indtaste en saldo fra tidligere lønsystem, men kun så længe der ikke er kørt løn på medarbejderen. Når den første lønafregning er godkendt, vil feltet være låst.
Du angiver G-dage her.

Indtægtsart

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Generelt.

Dette felt skal alene benyttes såfremt virksomheden har fået besked fra eIndkomst at der skal indberettes en særlig kode. Der kan vælges mellem:

Direktør - her indberettes kode 60
Hovedaktionær - her indberettes kode 61

Sygeløn

Du finder feltet i menuen Løn, Lønberegning, Sygdom.

Skal du afregne løn under sygdom til timelønnet medarbejder med timesats der overstiger statens takst for sygedagpenge, så anvendes feltet Sygeløn.

Der beregnes AM-bidrag og optjenes feriepenge, SH m.v. af sygeløn, ligesom for almindelig timeløn.

Skal du afregne medarbejder løn under sygdom modsvarende statens takst for sygedagpenge, så anvendes i stedet feltet Sygedagpenge samt feltet Sygeferiepenge.

Tastes i vindue

Sygdom

Mulige værdier

Timer, sats, beløb

Indgår i AM-indkomst

Ja

Indgår i bidragsfri

Nej

Indgår i ferieberettiget løn

Ja

Indgår i ATP-grundlag

Ja

Udbetales/trækkes

Udbetales

Værdi efter afregning

Timer og beløb nulstilles, sats uændret

Oplyses til eIndkomst

Ja i felt 0013

Privat telefon

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Kontakt.

Medarbejderens private telefonnummer kan maksimalt bestå af 12 tegn og det er valgfrit at udfylde feltet.
Et telefonnummer kan skrives med eller uden bindestreg, mellemrum o.l.

Eksempler på tilladte telefonnumre er f.eks. 1234 5678 eller +45 12345678

Hvis telefonnummeret oplyses, bliver det vist på udskriften Kontaktliste som du finder i menuen Virksomhed, Udskrifter.

Betalt fravær

Du finder feltet i menuen Løn, Lønberegning, Andet fravær, hvis medarbejderen har ferieordningen Ferie med løn eller Ingen.

For dig der har tilvalgt Danløn HR får du også mulighed for at få fuldt overblik over dine medarbejderes fravær.

Udfyld Betalt fravær med antal arbejdsdage. Det kan dreje sig om sygdom, børns sygdom, barsel, ulykke og andet fravær hvor medarbejderen får løn.
Betalt fravær for fastlønnede indgår konjunktur- og strukturstatistik til DA og DST, men de fremgår ikke af lønsedlen.

Se evt. også:
Statistik
Indlæs fra fil

Lokal telefon

Du finder feltet i menuen Medarbejder, Kontakt.

Her kan du taste medarbejderens lokaltelefonnummer i firmaet. Det kan maksimalt bestå af 12 tegn.
Feltet kan være blankt.

Hvis lokal telefonnummeret oplyses, bliver det vist på udskriften Kontaktliste som du finder under Virksomhed, Udskrifter.